Zettelwirtschaft organisieren

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Wie inspirierend, wenn beim Brainstorming die Ideen nur so sprudeln! All die Einfälle landen zielsicher auf Notizzetteln. Die lose Zettelwirtschaft ist auf Dauer aber wenig effizient und blockiert unseren Denkprozess. Über Monate gewachsene Aktentürme und haufenweise Papierkram wirken als Ballast und Ablenkung auf den Geist. Die Folge: Die Unordnung auf dem Schreibtisch hält uns vom konzentrierten Arbeiten ab. Doch mit dem richtigen Organisationssystem können Sie im Handumdrehen die Zettelwirtschaft am Arbeitsplatz organisieren.

Zettelwirtschaft zwischen kreativem Chaos und Unordnung

Es gibt Menschen, die brauchen ihr kreatives Chaos, um in einen Flow-Zustand zu kommen. Albert Einstein, Steve Jobs und Mark Twain sollen an überfrachteten Schreibtischen gearbeitet haben, in deren Wirrwarr nur sie sich zurechtfanden. Damit das gelingt, braucht auch das kreative Chaos bestimmte Strukturen. Man muss sich merken, wo etwas liegt, und wehe, wenn jemand den Arbeitsplatz „aufräumt“. Plötzlich ist die strukturierte (Un-)Ordnung dahin und nichts ist wiederzufinden.

Im Büro scheidet das kreative Chaos als Organisationssystem aus. Denn wenn Sie einmal im Krankenstand sind, findet sich auf Ihrem Schreibtisch niemand zurecht. Und nachdem am Freitag die Putzkolonne durch das Büro gefegt ist, liegen am Montag Ihre Unterlagen in völlig neuer Reihenfolge auf dem Schreibtisch und die Suche nach wichtigen Notizen beginnt. Mit einem festen Organisationssystem sparen Sie Zeit und Nerven – und können sogar die Zusammenarbeit im Team verbessern, weil Erinnerungen nicht mehr verlorengehen.

Zentrales Postfach einrichten

Unordnung schaffen wir nicht nur selbst, sondern entsteht auch durch andere. Zum Beispiel, wenn die Kollegin eine Erinnerungsnotiz an den Monitor haftet: „Projektbesprechung heute um 10:30 Uhr im Konferenzraum“. Oder wenn nach der Mittagspause plötzlich die Pressemitteilung zum Korrekturlesen ausgedruckt auf der Tastatur liegt. Richten Sie deshalb ein zentrales Postfach ein, mit dem Hinweis, dass Ihre Teammitglieder dort ihre Notizen ablegen sollen. Schon wird die Zettelwirtschaft in Schach gehalten.

So sehen Sie sofort, was neu dazugekommen ist und können die Eingänge nach Ihrem Rhythmus bearbeiten. Bis zum Feierabend muss nicht alles erledigt sein, aber zumindest einmal gesichtet sollte man die Aufgaben haben. „Aussortieren, delegieren und terminieren“, lautet die Devise.

Ordnung schaffen

Reizüberflutung ist ein wichtiger Stressfaktor für viele Menschen. Ein überfüllter Schreibtisch kann dazu beitragen, dass man sich schneller erschöpft fühlt. Meist sieht man den Notizwald am Bildschirmrand vor lauter Zetteln gar nicht mehr. Trotzdem prasseln ständig zahlreiche Signale von den bunten Post-its auf unser Gehirn ein. Deshalb sind wichtige Login-Daten und Telefonnummern von Ihren Ansprechpartnern in einem Foliensichtbuch besser aufgehoben. Dank des Inhaltsverzeichnisses haben Sie jede Info direkt zur Hand.

Diese Sammlung können Sie auf dem Rollcontainer oder in einer Schublade aufbewahren, damit sie stets griffbereit, aber aus dem Sichtfeld ist. Das Gleiche gilt übrigens für Büroutensilien wie Locher, Tacker und Klebeband. Räumen Sie die Schreibtischfläche frei und lagern Sie Schreibzubehör, das Sie täglich benutzen, außer Sichtweite, aber so, dass Sie nicht jedes Mal aufstehen müssen. Utensilien und Geräte, die man wöchentlich benutzt oder mit anderen teilt, stehen am besten in der Nähe. Der kurze Gang zum Drucker oder zum Laminiergerät hält Sie in Bewegung.

Notizen nach Kategorien organisieren

Auf Notizzetteln halten wir Einfälle, Termine, Kontaktdaten und so viel mehr fest. In der Zettelwirtschaft verlieren wir jedoch schnell den Überblick, was wohin gehört. Am Ende verpasst man deshalb eine wichtige Deadline oder sucht in einem Stapel von Notizen nach einer Telefonnummer. Um den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihre Notizen verschiedenen Kategorien zuweisen:

• Aufgaben
• Termine
• Kontakte usw.

Wer mit farbigen Notizzetteln arbeitet, erkennt auf einen Blick, um welche Kategorie es sich handelt. Die Zettel können Sie zusätzlich in Karteikästen oder Hängeregistraturen organisieren. Dabei ist es jedem selbst überlassen, ob man chronologisch, alphabetisch oder nach Rubriken sortiert.

Sinnvoll priorisieren

Vor allem in den Rubriken Aufgaben und Termine müssen Notizzettel darüber hinaus nach Priorität sortiert werden. Fragen Sie sich: Was ist zuerst zu erledigen und was verträgt Aufschub? Dabei kann man beispielsweise nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen, um Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu organisieren:

Dringende, wichtige Angelegenheiten erledigt man sofort. Ist etwas bald fällig, aber weniger wichtig, können Sie die Aufgabe gegebenenfalls auch an ein kompetentes Teammitglied delegieren. Wichtige Aufgaben, die nicht so sehr drücken, sollte man mit einer festen Deadline versehen. Ist etwas weder sonderlich wichtig noch dringend, handelt es sich womöglich nur um ein Nice-to-know, aber kein Must-have. Diese Notiz kann womöglich direkt aussortiert werden.

Von der losen Zettelwirtschaft trennen

Trotz eines ausgeklügelten Organisationssystems kann es passieren, dass Notizen irgendwo durchrutschen oder verloren gehen. Statt Papierstationen für Notizzettel bietet sich zum Zettelwirtschaft organisieren auch das klassische Notizbuch an. So hat man alle Ideen, Termine usw. in gebündelter Form dabei. Damit Sie nicht lange nach der gewünschten Info blättern müssen, empfiehlt es sich, ein Notizbuch sinnvoll zu organisieren.

Ein Format hat sich dabei bewährt: das Bullet Journal. Diese Art des Notizbuch-Führens basiert auf dem Kalenderprinzip und bietet doch genügend Raum für Konzepte, Habit-Tracking und sogar Leselisten. Das Geheimnis liegt in einem übersichtlichen Inhaltsverzeichnis, nummerierten Seiten und einer individuellen Legende für verwendete Symbole und Farben. Nach diesen Prinzipien können Sie Ihr Notizbuch kreativ und effizient gestalten.

     

Überblick im Rückblick verschaffen

Ein weiterer Vorteil des Bullet Journals sind die monatlichen Übersichtsseiten. Am Monatsende lässt man dort die letzten vier Wochen noch einmal Revue passieren. Welche Aufgaben hat man geschafft und welche To-dos nimmt man in den nächsten Monat mit? Das Ausmisten gehört genauso zum Notieren wie das Aufschreiben. Denn was viele beim Anfertigen von Notizen vergessen: Notizzettel sind zum Lesen da. Aber allzu oft bedeutet ein Gedanke auf dem Zettel: Er ist aus dem Sinn.

Ob Notizzettel, Notizblock oder Notizbuch: Gehen Sie Ihre Niederschriften regelmäßig durch. Sortieren Sie Erledigtes und Unwichtiges aus und reihen Sie Aufgaben und Termine von hoher Priorität nach vorne. Natürlich kann man abgeschlossene Projekte auch einfach von der Liste streichen oder abhaken.

Zettelwirtschaft organisieren: Papierlose Alternativen finden

Für das Zeitmanagement und um Wichtiges zentral zu sammeln, empfehlen sich außerdem Apps auf dem Smartphone. Die digitalen Lösungen sind die papierlose Alternative für alle, die sich schwertun, ihre Zettelwirtschaft zu organisieren. Der Vorteil besteht vor allem in den automatischen Erinnerungen, die das Gerät verschickt. Dank der Push-Nachrichten verpasst man garantiert keinen Termin mehr.

Kreativität ist in der Papeterie zu Hause

Kreative Konzepte lassen sich dennoch meist besser mit Stift und Papier entwerfen. Das hat unter anderem damit zu tun, welche Prozesse beim Schreiben mit der Hand in unserem Gehirn ablaufen. Warum also nicht das Beste aus zwei Welten für Ihre Organisation verbinden? Das Handy für Termine und Papier für umfangreiche Projekte. In der Papeterie finden Sie Notizbücher, die man immer wieder gerne in die Hand nimmt, um kreativ zu werden.